Обмін електронними документами
Підписувати документи можна на папері,
а можна і в електронному вигляді, але як?
Як відправити паперові накладні або договір клієнту?
Роздрукувати з BAS, Word чи з іншої програми. Підписати та поставити печатку і віддати на пошту або кур’єру. Добре, а якщо клієнт вніс зміни у договір, або накладна не відповідає дійсності.
Тоді знову починаємо все з початку, а це затримка в часі, неузгодженість у документах і головне витрати ваших коштів.
Як зберігати паперові документи?
Скласти в теки по періодам. Віднести в архів та покласти на полицю.
А це витрати на приміщення для архіва. Скільки коштує м² у вашому місті в опалювальний сезон?
Запобігти цим витратам дуже просто!
Відправляйте документи одразу в електронному вигляді,
підписуйте і узгоджуйте їх з клієнтом без використання
пошти, телефону чи кур’єра.
Зберігайте їх у електронному вигляді на флешці,
жорсткому диску чи в хмарі.
Що таке електронний документ?
Електронний документ – це звичайний ДОК або PDF-файл, який можна створити і прочитати в будь-якому редакторі. Важливо, щоб він був підписаний спеціальним електронним підписом і відправлений особливим чином.
Щоб партнер, юрист або суддя не сумнівалися, що саме ви підписали електронний документ і ніхто його не змінив, фахівці з цифрової безпеки придумали електронний підпис. Це як відбиток пальця, накладений на унікальний набір бітів і байтів вашого документа. Грубо кажучи, підписуючи щось електронним підписом, ви говорите: «Я підтверджую автентичність цього набору бітів».
Щоб почати вести електронний документообіг, потрібно:
- Переконати контрагентів почати обмінюватися електронними документами.
- Купити сертифікат електронного підпису.
- Визначитися із способом надсилання документів: Flydoc, М.Е.Док або СОТА.
Кому потрібні електронні документи?
Незважаючи на зручність і сучасність, мало хто веде електронний документообіг у повному обсязі. Якщо підприємець на спрощеній системі оподаткування укладає пару угод на рік, йому, може, не так критично декілька раз відправити друковані документи. Але є випадки, коли електронний документообіг гранично корисний.
Малому та середньому бізнесу, якому важливо отримувати оплату товарів або послуг в день отримання документів, електронний документообіг дозволяє в рази прискорити виконання договорів.
Якщо обсяг зовнішньої кореспонденції перевищує кілька сотень документів в місяць, електронні документи допомагають знизити витрати. Доставка паперів безпосередньо впливає на швидкість угод. Витрати на документообіг можуть становити декілька тисяч на рік, а ризики, пов’язані з втратами, помилками і штрафами від податкової, ще більше збільшують можливі витрати.
Навіть якщо зараз ви підписуєте один акт на півроку, це не означає, що ваш бізнес не виросте. У вас можуть з’явитися великі партнери, які працюють з електронними документами, і вони зажадають від вас того ж.
Не важливо скільки у вас контрагентів для обміну документами,
важливо скільки документів генеруєте ви і ваші контрагенти.
Електронний підпис прикріплюють до будь-якого документу, після чого він вважається підписаним. Документ можна прочитати і без підпису. Підпис лише гарантує, що перед вами той самий незмінний документ, в тому вигляді, в якому його вам відправили. Якщо поміняти щось в документі і зберегти, зміниться його набір бітів – підпис буде недійсною.
Де взяти електронний підпис?
Напевно він у вас вже є, якщо ви здаєте звітність у податкову, а якщо немає тоді ви можете отримати його у сертифікованому центрі.
У чому можуть бути проблеми?
Головна проблема з обміном електронними документами: цим не можна займатися поодинці. Вам доведеться переконати партнерів перейти на електронні документи, а поки вони приймають рішення, доведеться паралельно працювати і з папірцями.
Умовити контрагентів отримувати і відправляти вам електронні документи. Багато хто з ваших партнерів нічого не захоче міняти, і вам доведеться продовжити працювати з папером.
Навчитися керувати двома потоками документів: електронним і паперовим. Доведеться виробити систему обліку руху вхідних і вихідних документів для обох потоків. Навчитися зберігати електронні документи. Згідно із законом ви повинні зберігати первинні документи не менше 3 років. Якщо у вас великий документообіг, доведеться запровадити спеціалізований електронний архів.
Яку систему вибрати для документообігу?
Flydoc
Ви використовуєте для обліку BAS і у вас одна із стандартних конфігурацій. У такому випадку найоптимальнішим для вас буде використання вбудованої підсистеми для BAS – FlyDoc.
Головною перевагою FlyDoc є те що система може бути вбудована у BAS і має максимальну адаптацію до цієї програми та спільний інтерфейс. Документи підписуються, коригуються і відправляються менеджером не виходячи з програми BAS. Менеджеру чи бухгалтеру непотрібно вивчати інші системи, переносити файли, тримати на комп’ютері інші програми обміну. Додатково є можливість конвертування вхідних документів у документи BAS які відповідним чином будуть відображені у вашому обліку.
Хмарний сервіс «СОТА» до недавнього часу використовувався для здачі звітності малими підприємствами. Але з розповсюдженням і популярізацією електронного документообігу на перший план в цьому сервісі виходить простота і легкість цих функцій.
Електронні документ відправляються, приймаються в сервісі без потреби встановлення на вашому ПК, або планшеті будь яких програм.
• Доступність з любого місця через мережу інтернет.
• Відсутність потреби в регулярних оновленнях.
• Наявність докладної документації втому числі у вигляді відео
Сервіс «СОТА» підходить всім кому потрібно приймати документи від постачальників чи відправляти документи контрагентам, а можливості інтегрувати у облікову систему цей функціонал нема можливості (система “закрита” чи “застаріла”).
M.E.Doc.Бізнес – це додатковий модуль до популярної програми M.E.Doc.Звітність, який дозволяє необмежено обмінюватися електронними документами.
• Якщо ви користуєтесь M.E.Doc.Звітність вам потрібно тільки придбати ліцензію на M.E.Doc.Бізнес.
•Бухгалтеру не треба вивчати нову програму.
•Є можливість імпортувати документи з програми 1С, за допомогою модулю Інтеграція.
M.E.Doc.Звітність – без придбання додаткової ліцензії ви вже маєте можливість обмінюватися електронними документами з контрагентами до 50 документів у місяць.
Переваги:
• Якщо ви користуєтесь M.E.Doc.Звітність вам не потрібно купляти додаткову ліцензію.
• Бухгалтеру не треба вивчати нову програму.
• Є можливість імпортувати документи з програми BAS, за допомогою модулю Інтеграція.
M.E.Doc.Інтеграція – зручний спосіб передачі документів у двосторонньому напрямку між програмою M.E.Doc та 1С.
• Якщо у вас до 50 відправлень документів у місяць вам потрібно тільки придбати ліцензію на M.E.Doc.Звітність.
• Якщо у вас більше 50 відправлень документів у місяць вам потрібно тільки придбати ліцензію на M.E.Doc.Бізнес.