FlyDoc

обмінюйтесь
електронними документами

І Ваш архів зможе вміститись на флешці

Обмін електронними документами

Підписувати документи можна на папері,
а можна і в електронному вигляді, але як?

Як відправити паперові накладні або договір клієнту?

Роздрукувати з 1С:Підприємство, Word чи з іншої програми. Підписати та поставити печатку і віддати на пошту або кур'єру. Добре, а якщо клієнт вніс зміни у договір, або накладна не відповідає дійсності. 

Тоді знову починаємо все з початку, а це затримка в часі, неузгодженість у документах і головне витрати ваших коштів. 

Як зберігати паперові документи?

Скласти в теки по періодам. Віднести в архів та покласти на полицю. 

А це витрати на приміщення для архіва. Скільки коштує м² у вашому місті в опалювальний сезон?  

Запобігти цим витратам дуже просто!

Відправляйте документи одразу в електронному вигляді, підписуйте і узгоджуйте їх з клієнтом без використання пошти, телефону чи кур'єра.

Зберігайте їх у електронному вигляді на флешці, жорсткому диску чи в хмарі.

Що таке електронний документ?

Електронний документ - це звичайний ДОК або ПДФ-файл, який можна створити і прочитати в будь-якому редакторі. Важливо, щоб він був підписаний спеціальним електронним підписом і відправлений особливим чином.

Щоб партнер, юрист або суддя не сумнівалися, що саме ви підписали електронний документ і ніхто його не змінив, фахівці з цифрової безпеки придумали електронний підпис. Це як відбиток пальця, накладений на унікальний набір бітів і байтів вашого документа. Грубо кажучи, підписуючи щось електронним підписом, ви говорите: «Я підтверджую автентичність цього набору бітів».

Онлайн сервіс перевірки кваліфікованого електронного підпису чи печатки для електронних документів

Щоб почати вести електронний документообіг, потрібно:

     • Переконати контрагентів почати обмінюватися електронними документами.

     • Купити сертифікат електронного підпису.

     • Визначитися із способом надсилання документів: Flydoc, М.Е.Док або СОТА.

Кому потрібні електронні документи?

Незважаючи на зручність і сучасність, мало хто веде електронний документообіг у повному обсязі. Якщо підприємець на спрощеній системі оподаткування укладає пару угод на рік, йому, може, не так критично декілька раз відправити друковані документи. Але є випадки, коли електронний документообіг гранично корисний. 

Малому та середньому бізнесу, якому важливо отримувати оплату товарів або послуг в день отримання документів, електронний документообіг дозволяє в рази прискорити виконання договорів.

Якщо обсяг зовнішньої кореспонденції перевищує кілька сотень документів в місяць, електронні документи допомагають знизити витрати. Доставка паперів безпосередньо впливає на швидкість угод. Витрати на документообіг можуть становити декілька тисяч на рік, а ризики, пов'язані з втратами, помилками і штрафами від податкової, ще більше збільшують можливі витрати. 

Навіть якщо зараз ви підписуєте один акт на півроку, це не означає, що ваш бізнес не виросте. У вас можуть з'явитися великі партнери, які працюють з електронними документами, і вони зажадають від вас того ж.

Не важливо скільки у вас контрагентів для обміну документами,
 важливо скільки документів генеруєте ви і ваші контрагенти.  

Електронний підпис прикріплюють до будь-якого документу, після чого він вважається підписаним. Документ можна прочитати і без підпису. Підпис лише гарантує, що перед вами той самий незмінний документ, в тому вигляді, в якому його вам відправили. Якщо поміняти щось в документі і зберегти, зміниться його набір бітів - підпис буде недійсною.

Де взяти електронний підпис?

Напевно він у вас вже є, якщо ви здаєте звітність у податкову, а якщо немає тоді ви можете отримати його у сертифікованому центрі

У чому можуть бути проблеми?

Головна проблема з обміном електронними документами: цим не можна займатися поодинці. Вам доведеться переконати партнерів перейти на електронні документи, а поки вони приймають рішення, доведеться паралельно працювати і з папірцями.

Умовити контрагентів отримувати і відправляти вам електронні документи. Багато хто з ваших партнерів нічого не захоче міняти, і вам доведеться продовжити працювати з папером.

Навчитися керувати двома потоками документів: електронним і паперовим. Доведеться виробити систему обліку руху вхідних і вихідних документів для обох потоків. Навчитися зберігати електронні документи. Згідно із законом ви повинні зберігати первинні документи не менше 3 років. Якщо у вас великий документообіг, доведеться запровадити спеціалізований електронний архів.


Яку систему вибрати для документообігу?

FLYDOC

Ви використовуєте для обліку 1С:Підприємство версії 8 і у вас одна із стандартних конфігурацій розроблених для України. У такому випадку найоптимальнішим для вас буде використання вбудованої підсистеми для 1С:Підприємство - FlyDoc.

Головною перевагою FlyDoc є те що система може бути вбудована у 1С:Підприємство і має максимальну адаптацію до цієї програми та спільний інтерфейс. Документи підписуються, коригуються і відправляються менеджером не виходячи з програми 1С:Підприємство. Менеджеру чи бухгалтеру непотрібно вивчати інші системи, переносити файли, тримати на комп'ютері інші програми обміну. Додатково є можливість конвертування вхідних документів у документи 1С:Підприємство які відповідним чином будуть відображені у вашому обліку.

Вартість цієї системи починається від 2 500 грн. на рік - необмежена кількість документів, що в перерахунку - вартість 30 листів на місяць через Укрпошту не рахуючи вашого часу. 

БІЛЬШЕ ПРО «FLYDOC»

СОТА

Хмарний сервіс «СОТА» до недавнього часу використовувався для здачі звітності малими підприємствами. Але з розповсюдженням і популярізацією електронного документообігу на перший план в цьому сервісі виходить простота і легкість цих функцій.

Електронні документ відправляються, приймаються в сервісі без потреби встановлення на вашому ПК, або планшеті будь яких програм.

     • Доступність з любого місця через мережу інтернет

     • Відсутність потреби в регулярних оновленнях. 

     • Наявність докладної документації втому числі у вигляді відео 

Сервіс «СОТА» підходить всім кому потрібно приймати документи від постачальників чи відправляти документи контрагентам, а можливості інтегрувати у облікову систему цей функціонал нема можливості (система "закрита" чи "застаріла"). 

Вартість сервісу починається від 312 грн. на рік - необмежена кількість документів, що в перерахунку - вартість 30 листів на місяць через Укрпошту.


БІЛЬШЕ ПРО «СОТА»

M.E.DOC.БІЗНЕС

M.E.Doc.Бізнес - це додатковий модуль до популярної програми M.E.Doc.Звітність, який дозволяє необмежено обмінюватися електронними документами.

• Якщо ви користуєтесь M.E.Doc.Звітність вам потрібно тільки придбати ліцензію на M.E.Doc.Бізнес.

• Бухгалтеру не треба вивчати нову програму. 

• Є можливість імпортувати документи з програми , за допомогою модулю Інтеграція


Вартість модулю M.E.Doc.Бізнес 1200 грн на рік + 600 грн на рік модуль Інтеграція при потребі імпорту з 1С. 

БІЛЬШЕ ПРО «M.E.DOC.БІЗНЕС»

M.E.DOC.ЗВІТНІСТЬ

M.E.Doc.Звітність - без придбання додаткової ліцензії ви вже маєте можливість обмінюватися електронними документами з контрагентами до 50 документів у місяць.


Переваги: 

     • Якщо ви користуєтесь M.E.Doc.Звітність вам не потрібно купляти додаткову ліцензію. 

     • Бухгалтеру не треба вивчати нову програму.

     • Є можливість імпортувати документи з програми 1С, за допомогою модулю Інтеграція.


Вартість модулю M.E.Doc.Звітність починається від 312 грн. на рік + 600 грн на рік модуль Інтеграція при потребі імпорту з 1С.

БІЛЬШЕ ПРО «M.E.DOC.ЗВІТНІСТЬ»

M.E.DOC.Інтеграція

M.E.Doc.Інтеграція - зручний спосіб передачі документів у двосторонньому напрямку між програмою M.E.Doc та .

• Якщо у вас до 50 відправлень документів у місяць вам потрібно тільки придбати ліцензію на M.E.Doc.Звітність.

• Якщо у вас більше 50 відправлень документів у місяць вам потрібно тільки придбати ліцензію на M.E.Doc.Бізнес.


Вартість
модулю M.E.Doc.Інтеграція 600 грн на рік

БІЛЬШЕ ПРО «M.E.DOC.ІНТЕГРАЦІЯ»

Система


переваги

  • Кількість
    документів для надсилання
  • Кількість
    документів для отримання
  • Інтеграція з 1С



  • Можливість модифікацій



FlyDoc


інтегрованість
з 1C 

  • необмежено


  • Необмежено


  • Повна


  • Відкрита
    система, є можливість реєстрації своїх шаблонів
    документів

СОТА


 мобільність

  • Необмежено


  • Необмежено


  • Немає


  • Вбудовані
    шаблони
    документів


Cookie-файли
Налаштування Сookie-файлів
Детальна інформація про цілі обробки даних і постачальників, які ми використовуємо на наших сайтах
Аналітичні Cookie-файли Відключити все
Технічні Cookie-файли
Інші Cookie-файли
Ми використовуємо файли Cookie для поліпшення роботи, персоналізації та підвищення зручності користування нашим сайтом. Продовжуючи відвідувати сайт, ви погоджуєтеся на використання нами файлів Cookie. Детальніше про нашу політику щодо Cookie.
Налаштувати Прийняти все
Cookies