(068) 831-33-30, (063) 765-04-49
(0456) 31-33-30, (050) 339-37-86
email:toltec@toltec.com.ua

Обмін електронними документами

Підписувати документи можна на папері,

а можна і в електронному вигляді, але як?

Як відправити накладну або договір клієнту?

Роздрукувати з 1С, Word чи з іншої програми. Підписати та поставити печатку і віддати на пошту або кур'єру. Добре, а якщо клієнт вніс зміни у договір, або накладна не відповідає дійсності - пересорт товару. Тоді знову починаємо все з початку, а це затримка в часі, неузгодженість у документах і головне витрати ваших коштів. 

Запобігти цим витратам дуже просто, це відправляти документи зразу в електронному вигляді, підписувати і узгоджувати їх з клієнтом без використання пошти, телефону чи кур'єра. І так почнемо.

Що таке електронний документ?

Електронний документ - це звичайний ДОК або ПДФ-файл, який можна створити і прочитати в будь-якому редакторі. Важливо, щоб він був підписаний спеціальним електронним підписом і відправлений особливим чином.

Щоб партнер, юрист або суддя не сумнівалися, що саме ви підписали електронний документ і ніхто його не змінив, фахівці з цифрової безпеки придумали електронний підпис. Це як відбиток пальця, накладений на унікальний набір бітів і байтів вашого документа. Грубо кажучи, підписуючи щось електронним підписом, ви говорите: «Я підтверджую автентичність цього набору бітів».

Щоб почати вести електронний документообіг, потрібно:

     • Переконати контрагентів почати обмінюватися електронними документами.

     • Купити сертифікат електронного підпису.

     • Визначитися із способом надсилання документів: 1С Flydoc, М.Е.Док або СОТА.

Кому потрібні електронні документи?

Незважаючи на зручність і сучасність, мало хто веде електронний документообіг у повному обсязі. Якщо підприємець на спрощеній системі оподаткування укладає пару угод на рік, йому, може, не так критично декілька раз відправити друковані документи. Але є випадки, коли електронний документообіг гранично корисний. 

Малому та середньому бізнесу, якому важливо отримувати оплату товарів або послуг в день отримання документів, електронний документообіг дозволяє в рази прискорити виконання договорів.

Якщо обсяг зовнішньої кореспонденції перевищує кілька сотень документів в місяць, електронні документи допомагають знизити витрати. Доставка паперів безпосередньо впливає на швидкість угод. Витрати на документообіг можуть становити декілька тисяч на рік, а ризики, пов'язані з втратами, помилками і штрафами від податкової, ще більше збільшують можливі витрати. 

Навіть якщо зараз ви підписуєте один акт на півроку, це не означає, що ваш бізнес не виросте. У вас можуть з'явитися великі партнери, які працюють з електронними документами, і вони зажадають від вас того ж.

У оптовій компанії регулярно виникають затримки з отриманням товару через те, що в накладній в черговий раз допустили помилку: товар лежить у фурі, на склад прийняти не можна. Поки чекають, коли кур'єр з виправленим документом доїде від постачальника, ідуть дні.

Впровадили електронний документообіг, і тепер всі коригування в документах займають менше години. 

Електронний підпис прикріплюють до будь-якого документу, після чого він вважається підписаним. Документ можна прочитати і без підпису. Підпис лише гарантує, що перед вами той самий незмінний документ, в тому вигляді, в якому його вам відправили. Якщо поміняти щось в документі і зберегти, зміниться його набір бітів - підпис буде недійсною.

Де взяти електронний підпис?

Напевно він у вас вже є, якщо ви здаєте звітність у податкову, а якщо немає тоді ви можете отримати його у сертифікованому центрі

У чому можуть бути проблеми?

Головна проблема з обміном електронними документами: цим не можна займатися поодинці. Вам доведеться переконати партнерів перейти на електронні документи, а поки вони приймають рішення, доведеться паралельно працювати і з папірцями.

Умовити контрагентів отримувати і відправляти вам електронні документи. Багато хто з ваших партнерів нічого не захоче міняти, і вам доведеться продовжити працювати з папером.

Навчитися керувати двома потоками документів: електронним і паперовим. Доведеться виробити систему обліку руху вхідних і вихідних документів для обох потоків. Навчитися зберігати електронні документи. Згідно із законом ви повинні зберігати первинні документи не менше 3 років. Якщо у вас великий документообіг, доведеться запровадити спеціалізований електронний архів.


Яку систему вибрати для документообігу?

1С FLYDOC

Ви використовуєте для обліку 1С версії 8 і у вас одна із стандартних конфігурацій розроблених для України (Бухгалтерія 1.2, Бухгалтерія 2, УТП чи УНФ). У такому випадку найоптимальнішим для вас буде використання вбудованої підсистеми для 1С - FlyDoc.

Головною перевагою FlyDoc є те що система може бути вбудована у і має максимальну адаптацію до цієї програми та спільний інтерфейс. Документи підписуються, коригуються і відправляються менеджером не виходячи з програми 1C. Менеджеру чи бухгалтеру непотрібно вивчати інші системи, переносити файли, тримати на комп'ютері інші програми обміну. Додатково є можливість конвертування вхідних документів у документи 1С які відповідним чином будуть відображені у вашому обліку.

Вартість цієї системи починається від 2 500 грн. на рік - необмежена кількість документів, що в перерахунку - вартість 30 листів на місяць через Укрпошту не рахуючи вашого часу. 

БІЛЬШЕ ПРО «FLYDOC»


СОТА

Хмарний сервіс «СОТА» до недавнього часу використовувався для здачі звітності малими підприємствами. Але з розповсюдженням і популярізацією електронного документообігу на перший план в цьому сервісі виходить простота і легкість цих функцій у сервісі «СОТА».

Електронні документ відправляються, приймаються в сервісі без потреби встановлення на вашому ПК, або планшеті будь яких програм.

     • Доступність з любого місця через мережу інтернет

     • Відсутність потреби в регулярних оновленнях. 

     • Наявність докладної документації втому числі у вигляді відео 

Сервіс «СОТА» підходить всім кому потрібно приймати документи від постачальників чи відправляти документи контрагентам, а можливості інтегрувати у облікову систему цей функціонал нема можливості (система "закрита" чи "застаріла"). 

Вартість сервісу починається від 312 грн. на рік - необмежена кількість документів, що в перерахунку - вартість 30 листів на місяць через Укрпошту.


БІЛЬШЕ ПРО «СОТА»


M.E.DOC.БІЗНЕС

M.E.Doc.Бізнес - це додатковий модуль до популярної програми M.E.Doc.Звітність, який дозволяє необмежено обмінюватися електронними документами.

• Якщо ви користуєтесь M.E.Doc.Звітність вам потрібно тільки придбати ліцензію на M.E.Doc.Бізнес.

• Бухгалтеру не треба вивчати нову програму. 

• Є можливість імпортувати документи з програми , за допомогою модулю Інтеграція


Вартість модулю M.E.Doc.Бізнес 1200 грн на рік + 600 грн на рік модуль Інтеграція при потребі імпорту з 1С. 

БІЛЬШЕ ПРО «M.E.DOC.БІЗНЕС»


M.E.DOC.ЗВІТНІСТЬ

M.E.Doc.Звітність - без придбання додаткової ліцензії ви вже маєте можливість обмінюватися електронними документами з контрагентами до 50 документів у місяць.


Переваги: 

     • Якщо ви користуєтесь M.E.Doc.Звітність вам не потрібно купляти додаткову ліцензію. 

     • Бухгалтеру не треба вивчати нову програму.

     • Є можливість імпортувати документи з програми 1С, за допомогою модулю Інтеграція.


Вартість модулю M.E.Doc.Звітність починається від 312 грн. на рік + 600 грн на рік модуль Інтеграція при потребі імпорту з 1С.

БІЛЬШЕ ПРО «M.E.DOC.ЗВІТНІСТЬ»


M.E.DOC.Інтеграція

M.E.Doc.Інтеграція - зручний спосіб передачі документів у двосторонньому напрямку між програмою M.E.Doc та .

• Якщо у вас до 50 відправлень документів у місяць вам потрібно тільки придбати ліцензію на M.E.Doc.Звітність.

• Якщо у вас більше 50 відправлень документів у місяць вам потрібно тільки придбати ліцензію на M.E.Doc.Бізнес.


Вартість
модулю M.E.Doc.Інтеграція 600 грн на рік

БІЛЬШЕ ПРО «M.E.DOC.ІНТЕГРАЦІЯ»

Система


переваги

  • Кількість документів для відправки
  • Кількість документів для отримання
  • Інтеграція з 1С


  • Можливість модифікацій


FlyDoc


інтегрованість з 1C 

  • необмежено

  • Необмежено

  • Повна

  • Відкрита система, є можливість реєстрації своїх шаблонів документів